Heb je besloten om personeel aan te nemen? Zorg dan dat je voorbereid bent. Er zijn namelijk een aantal regels waar je je aan moet houden. Je vindt alles wat je moet weten in dit stappenplan voor personeel aannemen!
01.
Stappenplan voor personeel aannemen
Het proces van personeel aannemen begint bij het werven en selecteren. Dit is een belangrijke eerste stap in het uitbreiden van je team. Je begint hier bij het schrijven van een goede vacaturetekst. Houd hierbij rekening met het platform waar je het op gaat delen en wie je wilt bereiken; je wilt natuurlijk de perfecte werknemer aantrekken.
Screen je toekomstige werknemers. Of je nu iemand vast wilt inhuren of dat je werk uitbesteed aan een zzp’er. Dit is belangrijk als het gaat om een integriteitsgevoelige functie, maar ook als dit niet het geval is kan je dit doen.
Als je hebt besloten de persoon aan te nemen moet je de identiteit van je nieuwe werknemer controleren. Dit doe je aan de hand van een geldig identificatiebewijs. Je bewaart ook een kopie van de identificatie-bewijzen in je administratie.
Als je voor het eerst personeel aanneemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een aantal formulieren om te voldoen aan je verplichtingen en de loonheffingen te voldoen.
Sluit ook een arbeidscontract af. Je legt hier het salaris van de werknemer vast, maar ook geef je aan of er een cao van toepassing is, wat de werktijden zijn en of er een pensioenregeling geldt. Je kan dit contract mondeling of schriftelijk vastleggen, maar meestal gaat de voorkeur voor werkgevers uit naar een schriftelijk contract.
Elke werknemer in Nederland heeft recht op het minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers. Verder moet je ook zorgen dat je werknemers werken in een veilige en gezonde werkomgeving. Dit is vastgesteld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).
Als je personeel aanneemt ben je verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Je legt hier de veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor werknemers in vast en formuleert ook de maatregelen die je hiertegen neemt. De Inspectie SZW checkt of je dit hebt.
Verder moet je als werkgever ook sociale verzekeringspremies afdragen. Check ook of je werknemer een zorgverzekering heeft. Dit is verplicht voor iedere Nederlandse inwoner, maar als dit niet het geval is sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet je de premie afdragen.
02.
Wat moet je allemaal regelen?
Er komt meer kijken bij het aannemen van personeel dan je in eerste instantie misschien denkt. Het is namelijk meer dan mensen zoeken en een contract opstellen. Door de stappen te zorg je dat je helemaal klaar bent om personeel aan te nemen en je team steeds verder uit te breiden!
03.
Zzp'er of stagiair
04.
De stappen van personeel aannemen
Je bent bij het zoeken naar personeel natuurlijk niet beperkt tot Nederlandse werknemers. In 4 extra stappen kan je namelijk ook een werknemer van buiten Nederland aannemen.
Het is hierbij belangrijk dat je eerst hebt gezocht naar personeel in Nederland en in de EER. Als je hier geen geschikte werknemer hebt gevonden, mag je ook buiten de EER zoeken. Als je iemand van buiten de EER aanneemt voor korter dan 3 maanden, moet je een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen. Als je een buitenlandse werknemer voor een langere periode wil aannemen, vraag je een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aan.
Bij het aannemen van een werknemer buiten Nederland, maar binnen de EER moet je een A1-verklaring aanvragen bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Dit toont aan in welke landen de sociale verzekeringen moeten worden betaald. Als je een werknemer van buiten de EER aanneemt, moet je zo’n zelfde verklaring aanvragen bij een van de buitenlandse zusterorganisaties.
Zorg voor geschikte huisvesting voor je werknemer. Dit geldt voor werknemers met een TWV. Houd hierbij rekening met de regels van je gemeente.
05.
Besteed aandacht aan het proces
Personeel aannemen vraagt behoorlijk veel aandacht. Met behulp van dit stappenplan loop je alle stappen langs in dit proces. Zo weet je wat je allemaal moet doen en zorg je dat je niks vergeet te regelen. Zo neem je al snel je eerste werknemer aan en heb je voor je het weet al een heel team!