Of je nu een festival, sportevenement of een bedrijfsevenement aan het voorbereiden bent, het plannen brengt een opwindende sfeer met zich mee. De spanning en het enthousiasme kan er echter voor zorgen dat je (in combinatie met de drukke voorbereiding) een aantal dingen over het hoofd ziet. Hier vind je 5 aspecten van evenementen die je goed geregeld moet hebben. Lees verder!
Risicoanalyse en planning
Ten eerste moet je altijd eerst een risicoanalyse uitvoeren. Breng hierbij de potentiële gevaren en risico’s in kaart die kunnen gebeuren en ontwikkel een gedetailleerd veiligheidsplan voor elk scenario. Je hoopt natuurlijk dat je het niet nodig hebt, maar zoals ze zeggen in het Engels: “Better to have it, but not need it than to need it, but not have it.” Houd ook rekening met de capaciteit van de locatie door een maximaal aantal bezoekers te bepalen,. Op die manier voorkom je onveilige situaties in het geval van brand.
Crowd management
Een van de grootste uitdagingen bij evenementen is het managen van de menigte. Overvolle gebieden kunnen leiden tot paniek en onveilige situaties. Je zou dus eigenlijk op strategische plekken bewaking moeten plaatsen, duidelijke borden moeten hebben en effectieve communicatie systemen moeten gebruiken om de veiligheid van alle deelnemers te waarborgen. Het aanbieden van lockers voor deelnemers om waardevolle spullen op te bergen, is ook een goede manier om de doorstroming te versoepelen en het evenement voor iedereen wat plezieriger te maken. Dit laatste kan je al snel doen door een lockerkast te plaatsen op de locatie.
Medische noodsituaties
Houd rekening met het ergste dat kan gebeuren en wees daarop voorbereid. Je hoopt natuurlijk dat er niemand gewond raakt, maar een beetje gladheid kan al voor veel ellende zorgen. Zorg dat je een goed uitgeruste medische post met professioneel personeel klaar hebt staan. Van kleine verwondingen tot ernstige medische noodgevallen, snelle hulp kan levens redden. Geef ook duidelijk aan bij de deelnemers waar zij medische hulp kunnen vinden.
Beveiliging
Denk bij beveiliging niet alleen aan de toegangscontrole, maar ook aan het monitoren van verdachte activiteiten. Werk samen met professionele beveiligingsdiensten om te zorgen dat het evenement zo veilig mogelijk verloopt. Laat ook je deelnemers weten wat de veiligheidsmaatregelen zijn, bijvoorbeeld door het uitvoeren van tassencontroles en bepaalde voorwerpen te beperken.
Communicatie
Op een evenement is niets belangrijker dan een effectief communicatiesysteem. Zorg dat medewerkers goed en duidelijk met elkaar kunnen communiceren, maar ook dat de deelnemers makkelijk bereikt kunnen worden. Door duidelijke aankondigingen of zelfs noodmeldingen te communiceren kan je verwarring voorkomen en snelle reacties vergemakkelijken. Met deze 5 tips moet je al een heel eind komen!
