Als ondernemer moet je een zakelijke administratie bijhouden en heb je een bewaarplicht. Je bent dus wettelijk verplicht om je administratie bij te houden en deze minimaal 7 jaar te bewaren. Sommige gegevens moeten zelfs langer worden bewaard tot een totaal van 10 jaar. Het is dus noodzaak om je gegevens altijd goed op orde te hebben. We raden je ook aan om daarom altijd je gegevens digitaal op te slaan. Het liefst in de Cloud en eventueel met een fysieke extra back-up. Hiermee zorg je ervoor dat je niet alleen je zakelijke administratie goed kan bijhouden maar ook dat je aan de bewaarplicht voldoet.
01.
Hoe kan je de zakelijke administratie bijhouden?
Als ondernemer moet je een zakelijke administratie bijhouden. Het is wettelijk verplicht dit te doen. Ook heb je een bewaarplicht. Maar wat moet je allemaal bewaren?
Je bent verplicht een zakelijke administratie bij te houden en te bewaren. Onder zakelijke administratie vallen alle gegevens over jouw bedrijf. Dit is dus de loonadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, gegevens over de inkoop en verkoop, informatie over de voorraad en het grootboek. Dit vormt de basis voor jouw belastingaangifte.
De basisgegevens moet je in ieder geval 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerend goed, zoals het bedrijfspand, moet je voor 10 jaar bewaren. Als je technische diensten levert en hebt gekozen voor de MOSS-regeling is de bewaartermijn ook 10 jaar. Je kan met de Belastingdienst afspraken maken om de bewaartermijn te verkorten, hoe je de administratie bewaart en hoe gedetailleerd de administratie is.
Je mag klanten vragen om hun legitimatiebewijs, maar niet opslaan in de administratie. Dit mag alleen als het verplicht is, bijvoorbeeld als je personeel aanneemt.
02.
Welke voordelen biedt een zakelijke administratie?
Een zakelijke administratie bijhouden is verplicht voor elke ondernemer. De Belastingdienst kan dit checken. Het is dus belangrijk dat je alles goed bijhoudt. Als je alles goed bijhoudt en je voldoet aan het urencriterium, kan dit fiscale voordelen opleveren. Check op welke fiscale regelingen jij recht hebt. In onze story kan je alles vinden dat je moet bewaren voor de administratie!
03.
Accountant of boekhouder?
Een zakelijke administratie bijhouden als ondernemer kan veel tijd kosten. Het is soms dus goedkoper om dit uit te besteden. Dit kan je doen bij een accountant of boekhouder.
Als jouw bedrijf meer dan 50 werknemers heeft en voldoet aan financiële eisen, moet je zelfs verplicht een accountant hebben. Bij kleinere ondernemingen is het gebruikelijker om de zakelijke administratie bij de boekhouder te brengen. Deze kan geen advies geven, maar wel checken of alles klopt.
04.
Zakelijke administratie en bewaarplicht
Als ondernemer heb je fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat als je zakelijke administratie gaat bijhouden, je alles moet bewaren. Over het algemeen moet je de administratie 7 jaar bewaren en gegevens over andere zaken, zoals onroerend goed, moet je 10 jaar bewaren.
Je kan met de Belastingdienst afspreken de bewaartermijn te verkorten, maar dat geldt dan alleen voor de Belastingdienst en niet bij andere overheidsinstellingen. Ook als je stopt met ondernemen binnen de bewaartermijn moet je de administratie 7 bewaren.
Als ondernemer moet je alle informatie over jouw bedrijf bewaren in een zakelijke administratie. Behalve dat dit verplicht is, kan het ook fiscale voordelen opleveren.
Check ook of je in aanmerking komt voor btw-regelingen!
