Facturen maken en versturen is ingewikkelder dan je eerst misschien denkt. Er zijn namelijk regels voor wanneer je een factuur maakt en verstuurt, maar ze moeten ook nog voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Het is misschien niet helemaal waar je op zit te wachten, maar het is wel belangrijk dat je het goed doet. Als je eenmaal door hebt hoe het zit, is het waarschijnlijk niet eens meer zo heel erg om te doen. En let's be honest: je wilt het resultaat van je werk natuurlijk zien op je bankrekening.
01.
The basics van facturen maken en versturen
Je moet facturen maken en versturen als je goederen of een dienst levert aan een klant. Je stuurt een factuur alleen naar andere ondernemers of een rechtspersoon die geen ondernemer is. Alleen als het onder een uitzondering valt, ben je verplicht een factuur te versturen naar een particulier.
Een factuur lijkt op een offerte. Het verschil is dat de offerte een voorstel is van werkzaamheden en de kosten en de factuur eigenlijk een rekening is voor de geleverde goederen of diensten.
De factuur moet voldoen aan wettelijke eisen, maar om te beginnen moet je op alle facturen een aantal basisgegevens zetten. Ook moeten alle facturen genummerd zijn, zodat de Belastingdienst het kan controleren. Wat je nog meer op de factuur moet zetten, kan je terugvinden in onze story!
Het versturen van de factuur kan op verschillende manieren. Het kan op papier of digitaal. Het is ook mogelijk om internationaal te factureren. Elke manier van factureren heeft andere eisen waar rekening mee gehouden moet worden. Op het moment dat het niet klopt moet je de facturen herstellen, want dit kan gevolgen hebben voor jouw klant.
02.
Wettelijke eisen en bewaarplicht
Een factuur maken is niet ingewikkeld, maar er komt veel bij kijken bij het versturen. Het is belangrijk om te weten wat de wettelijke eisen zijn voor een factuur en hoe het zit met de administratieplicht.
Door het artikel van de KVK te lezen en onze tips toe te passen, kom je alles te weten over facturen maken en hoe je ze moet versturen naar de klant. Als je je facturen goed opstelt en bewaart, zal het geen probleem zijn als de Belastingdienst komt controleren.
Wil je een goed beeld krijgen van een factuur? Bekijk de voorbeeldfactuur van de KVK!
03.
Hoe verstuur je een factuur?
Een factuur versturen kan op veel verschillende manieren. Voor overzicht kan het makkelijk zijn om voor één manier te kiezen, maar het ligt natuurlijk aan jou en je klanten. Houd rekening met dat elektronisch of digitaal factureren steeds vaker gebeurt en de standaard aan het worden is. Ook scheelt het in kosten; je hoeft geen opmaak- en verzendkosten te betalen.
Als je kiest voor elektronisch of digital factureren is het slim om gebruik te maken van een online factuurprogramma. Zo maak je snel een automatisch genummerde factuur in jouw huisstijl. Binnen een paar seconde is je factuur gemaakt en voldoet hij ook nog aan de wettelijke eisen.
Verstuur je factuur gelijk nadat je de klus hebt afgerond. Zo vergeet je niet de factuur op te stellen en verstuur je hem op tijd. Hier zitten regels aan vast.
04.
Wat komt op een factuur?
Voordat je facturen kan maken en versturen, moet je weten aan welke eisen een factuur moet voldoen. Een factuur een aantal basisgegevens bevatten. Dit is de belangrijkste informatie dat op een factuur komt te staan. Je vermeldt jouw btw-identificatienummer en het btw-bedrag dat de klant moet betalen. Elke factuur heeft een nummer. Deze komt bij de datum en je KVK-nummer te staan. Geef ook aan welke goederen je levert en hoeveel je levert. Vergeet uiteraard niet de gegevens van jou en je klant.
De factuur moet je meestal voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd versturen. Dus als je in maart een klus hebt afgerond, moet je uiterlijk 15 april de factuur versturen, afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn. Je bent verplicht om elke factuur die je verstuurt te bewaren. Facturen bewaar je 7 jaar. De facturen en bonnetjes mag je inscannen en digitaal bewaren, zolang het een goede en complete weergave is van de originele factuur of bon.
05.
Het belangrijkste over facturen maken en versturen
Facturen maken en versturen is ingewikkelder dan je denkt. Er zitten namelijk veel eisen aan vast. Op alle facturen moet je de basisinformatie zetten. Elke manier van versturen heeft andere wettelijke eisen waar je rekening mee moet houden op het moment dat je de factuur verstuurt. Het is belangrijk dat je alle facturen een opeenvolgend nummer geeft en dat je alle verstuurde facturen bewaart. Dit mag op papier, maar ook digitaal. De facturen moet je 7 jaar lang bewaren, ook als je voor die tijd stopt.